جانشین پروری در واقع یکی از فرآیندهای بسیار مهم در سیر تکاملی سازمانها بوده و اجرای آن به رهبران شایسته و حرفهای وابسته است تا بقای سازمان و باقی ماندن در میدان رقابت با سایر سازمانها را تضمین کنند.
هر چه میزان تهدیدهای محیطی و فشارهای وارد بر سازمان بیشتر میشود، بهرهمندی از رهبران باتکنیک، منعطف و قدرتمند برای ادامه راه به یک امر ضروری و حیاتی برای سازمان به شمار میرود؛ رهبرانی که بتوانند با تکنیکها و انعطاف خود شرایط محیطی را به خوبی و با هوشمندی درک کرده و متناسب با آن شرایط، راهبرد مناسبی را به کار بگیرند.
در ادامه سعی داریم تا پاسخ مناسب و جامعی برای پرسش بسیار مهم اینکه «جانشین پروری چیست؟» ارائه بدهیم. پس از آن لازم است تا اهمیت فرآیند جانشین پروری در سازمان، مدیریت منابع انسانی، چالشهای اساسی پیش روی مدیران و رهبران در فرآیند جانشین پروری را درک کنید تا بهخوبی متوجه ضرورت آن در سیر تکاملی سازمان شوید.
همچنین در ادامه به مباحث مراحل مدیریت استعداد و جانشین پروری، روشهای جانشین پروری، موارد تسهیل کننده و بازدارنده فرآیند جانشین پروری، اصول و قوائد آن میپردازیم. در ادامه با مجله آموزشی کارلیب همراه باشید.
جانشین پروری چیست؟
جانشین پروری یک رویکرد سیستمی و فرآیند ساختار یافته است که بدون اجرای تکنیکها و دانش کافی، کارایی نخواهد داشت. در واقع جانشین پروری یک روش بسیار موثر برای تامین منابع انسانی مستعد و کارآمد برای سازمانها به شمار میرود.
به کمک این رویکرد، زیرساخت لازم برای تامین و استخدام منابع انسانی مناسب موقعیتهای شغلی حساس و پستهای مدیریتی رده بالا و کلیدی در سازمانها فراهم میشود.
به کارگیری روشهای جانشین پروری با تکیه بر اصول و قوائد آن، سازمان را قادر به شناسایی و پرورش استعدادهای مهم میسازد که این رویکرد، رهبری اثربخش سازمان را تداوم بخشیده و مسیر صحیح تکاملی سازمان را تضمین میکند.
باید توجه داشته باشید که جانشین پروری به هیچوجه فرآیند زودبازده و کوتاه مدتی نیست. این فرآیند به فازهای نیازسنجی، برنامهریزی، اجرا و ارزیابی مستمر، نیاز دارد.
برای اجرای این تکنیک لازم است که افراد مستعد و شایسته به عنوان کارکنان سازمان استخدام شوند و بهصورت تدریجی برای نامزدی هر یک از موقعیتهای شغلی حساس و کلیدی سازمان، پرورش پیدا کنند.
اهمیت جانشین پروری در مدیریت منابع انسانی
اگرچه سازمانها برای رشد و بقا به سرمایههای انسانی نیاز دارند تا بتوانند با چالشهای تغییرات محیطی به مقابله بپردازند، اما کمبود نیروی انسانی با استعداد در بازار کار به یک تهدید جدی برای سازمانها تبدیل شده است.
در چنین شرایطی ضرورت و اهمیت جانشین پروری در سازمان بیش از پیش اهمیت پیدا میکند. از مهمترین نتایج برنامه جانشین پروری در سازمان میتوانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
- آمادهسازی فرصتهای بیشتر برای افراد بااستعداد در سازمان
- شناسایی موقعیتهایی که سازمان به جایگزینی نیاز دارد. این امر به عنوان ابزاری برای پیشبینی آموزش، تربیت و پرورش کارمندان بسیار حائز اهمیت است.
- افزایش دارایی سازمان از استعدادها و افراد کارآمد
- مشارکت منابع انسانی خبره در اجرای طرحهای بلند مدت سازمان
چالشهای اساسی در فرآیند جانشین پروری
مدیران و رهبران سازمان در فرآیند جانشین پروری با چالشهای جدی روبهرو هستند. تنها مدیران بادانش و خبره میتوانند این چالشها را با موفقیت پشت سر بگذارند. برخی از چالشهای اساسی پیشروی مدیران و رهبران در فرآیند جانشین پروری عبارتند از:
- ایجاد تغییرات لازم و توانایی مقابله با مقاومتها و موانع احتمالی ناشی از تغییرات جانشین پروری؛ برای این کار لازم است تا نیازها، منافع و مزایای این فرآیند به درستی مشخص شود.
- تعیین نقطه شروع مناسب برای مدیریت تغییرات جانشین پروری، توانایی در مسئلهیابی و شناسایی چالشها در سازمان
- برقراری ارتباط میان استراتژیهای سازمان که به فرآیند جانشین پروری نیاز دارند تا بتوانند اجرا شوند؛ چرا که بسیاری از استراتژیها و برنامههای سازمان تنها با تعیین مدیران آینده سازمان قابل اجرا هستند.
- مهارت در تحلیل ریسک افراد کلیدی و موقعیتهای شغلی حساس که تعیین میکند کدام یک از بخشهای سازمان در فرآیند جانشین پروری و از دست دادن مهرههای کلیدی پرریسکتر هستند.
- مهارت در پیشبرد فازهای مجاب کردن مدیران ارشد و سیاستگذاران سازمان، در نظر گرفتن ساختار و فرهنگ سازمانی و فرآیندهای کاری، همگام کردن فرآیند جانشین پروری و استراتژیهای کلی و منابع انسانی سازمان
یکی از پیشنیازهای موفقیت فرآیند جانشین پروری، تسلط بر مراحل آن است. در ادامه مراحل مدیریت استعداد و جانشین پروری را بررسی میکنیم.
مراحل مدیریت استعداد و جانشین پروری درسازمانها
همانطور که بالاتر اشاره کردیم، مدیریت استعداد و جانشین پروری به استراتژیهای مشخص و برنامهریزی هدفمند نیاز دارد. چرا که اعمال هرگونه تغییری در سازمان با چالشهای اساسی و جدی همراه است که باید برای مقابله و رویارویی با آنها باید تدابیر لازم اندیشیده شوند. در این بخش مهمترین مراحل مدیریت استعداد و جانشین پروری در سازمان را مرور میکنیم.
گام اول: تنظیم دقیق ماموریت، سیاستهای جانشین پروری در سازمان
در این مرحله از فرآیند جانشین پروری، مدیران ارشد و رهبران سازمان باید به پرسشهای زیر پاسخ دهند.
- انتظارات صاحبنفعان اصلی سازمان از برنامههای جانشین پروری چیست؟
- چارچوب فکری در تعیین برنامههای جانشین پروری چیست؟
- اهداف برنامههای جانشین پروری و نتایج مورد انتظار آن کدامند؟
- چه رویههایی را برای استقرار و موفقیت عملی فرآیند جانشین پروری به کار بگیریم؟
گام دوم: شناسایی بخشهای نیازمند جانشین پروری
مهمترین مواردی که در این گام از فرآیند جانشین پروری باید دنبال شوند، عبارتند از:
- مهمترین مسئله در این گام تعیین کلیه سطوح شغلی سازمان، سطح مشاغل هدف و مشاغل کلیدی و حساس است.
- شناسایی راهکارهای تشخیص مشاغل کلیدی در سازمان
- طرح نموداری سازمانی برای تشخیص ماموریتهای سازمانی که ارتباط قوی با نمودار دارند. این مشاغل در میان موقعیتهای شغلی حساس و کلیدی سازمان قرار میگیرند.
- تشخیص بحرانهای موجود در روند کارها؛ در واقع زمانیکه یک موقعیت شغلی برای مدتی بدون مسئول و متصدی باقی میماند و در پی آن روند کارها دچار اختلال میشود، آن موقعیت شغلی از اهمیت و حساسیت بالایی برخوردار است و در این گام باید در نظر گرفته شود.
- گفتگو با مدیران ارشد سازمان برای شناسایی موقعیتهای شغلی کلیدی در سازمان
گام سوم: شناسایی نیازمندیهای کاری
پس از شناسایی موقعیتهی شغلی حساس و کلیدی در سازمان، باید نیازمندیهای کاری تعیین شوند. برای این منظور باید پرسشهای زیر پاسخ داده شوند.
- چه افرادی در حال حاضر مسئولیت موقعیتهای شغلی حساس و کلیدی سازمان را برعهده دارند و ویژگیها و شایستگیهای این افراد کدام است؟
- میزان سابقه کاری، تحصیلات، تجربیات شغلی و مهارتهای این افراد چقدر است؟
- چهزمانی و به چه علتی (بازنشستگی، ارتقا و غیره) این موقعیتهای شغلی خالی میشوند؟
- این موقعیتهای شغلی کلیدی در کدام بخشها و کدام معاونتها هستند؟
- نحوه ارزیابی این مشاغل چگونه بوده و آیا عملکرد متصدیان این موقعیتهای شغلی مناسب است یا نقصهایی در خلال کار وجود دارد؟
- در این مرحله پس از پاسخ دادن به پرسشهای فوق، باید یک مدل شایستگی با توجه به شرح موقعیتهای شغلی کلیدی تعریف شود.
روشهای جانشین پروری
در زمینه جانشین پروری روشهای بسیاری ارائه شدهاند که در این بخش تعدادی از مهمترین روشها را مرور میکنیم.
1. روش ستاره هفتپر؛
در روش ستاره هفتپر که توسط "راث ول" مطرح شد، رویکرد تطبیق وضعیت داخلی و خارجی، همسویی طرح جانشین پروری با سایر استراتژیهای سازمان و حرکت سازمان به سوی جانشین پروری از طریق چرخه حیات توسعه، در فرآیند جانشین پروری مورد توجه مدیران و رهبران تیم است.
مولفههای روش ستاره هفتپر
میتوان از مولفههای روش ستاره هفتپر به موارد زیر اشاره کرد:
- ایجاد تعهد
- ارزیابی کار فعلی
- سنجش عملکرد افراد
- تست کارایی افراد
- بررسی استعداد افراد
- پر کردن شکافهای پرورشی در سازمان
- ارزیابی برنامه جانشین پروری
2. روش کانال رهبری؛
روش کانال رهبری که توسط "مالر" ارائه شد، بر روی توسعه رهبری و آموزش شیوههای جدید مدیریتی توسط رهبران تاکید دارد. آنچه در این روش مورد اهمیت است، عبور از سیستمهای مدیریتی جدید و یادگیری شیوههای جدید در سیستم مدیریت است.
مدل کانال رهبری توجه ویژهای بر الزامات و عوامل تاثیرگذار در اجرای طرحهای مدیریت منابع انسانی و جانشین پروری دارد.
مولفههای روش کانال رهبری
مولفههای این طرح شامل موارد زیر است:
- سازگاری با مدل
- استاندارد عملکرد
- ارزیابی نامزدهای جانشینی
- ارزیابی کانال
3. روش تیم تسریع؛
روش تیم تسریع توسط "بایهام" مطرح شد. این روش بهجای گلچین کردن افراد، بر مبنای توسعه گروهی از نامزدهای جانشینی با توان و شایستگیهای بالا، یک خزانه افزایشی برای تمامی مشاغل اجرایی سازمان تعریف میکند.
مولفههای روش تیم تسریع:
مولفههای اصلی در روش تیم تسریع شامل موارد زیر است:
- شناسایی افراد مستعد
- شناسایی فرصتهای توسعه و پیشرفت
- راهکارهای توسعه و پیشرفت
- اطمینان از پیشرفت
- بررسی وظایف جدید در سازمان
3. روش مشترکالمنافع؛
روش مشترکالمنافع از "هلتون" و "جکسون" رویکردی است که به پیشبینی دقیق تغییرات سازمان، شناسایی شایستگیهای هر موقعیت شغلی و توسعه شایستگی کارکنان میپردازد تا یک گنجینه بهینه از بهترین استعدادها در سازمان ایجاد کند.
مولفههای روش مشترکالمنافع
بهعنوان مولفههای روش مشترکالمنافع میتوان از موارد، نام برد:
- تعیین زمان و وظایف
- شناسایی تواناییها و شایستگیهای اولیه
- تحلیل و بررسی شکافهای موجود در استعدادهای سازمان
- طراحی فرصتی برای توسعه شایستگیها
- ایجاد خزانه استعداد و سنجش مهارتهای موجود
عوامل تسهیلکننده فرآیند جانشین پروری
عوامل و تکنیکهای متعددی وجود دارند که فرآیند جانشین پروری را برای مدیران ارشد و رهبران سازمانها تسهیل میکنند. برخی از این عوامل عبارتند از:
رویکرد سیستمی و ساختاریافته؛
"پیتر سنگه" (دانشمند آمریکایی در حوزه علوم سامانهها) در سال ۱۹۹۹ تفکر سیستمی و سارختاریافته را چارچوبی تعریف میکند که در آن در عوض شناسایی تک به تک اجزا و فرآیندها، به درک روابط میان آنها پرداخته میشود.
این نگرش کلی، همراه با درک روابط میان اجزا و و تعیین الگوهای تغییر و تحول، منجر به یکپارچهسازی کلی سیستم میشود. این یکپارچگی سیستم، نظم و استمرار سازمان را به همراه دارد و تاثیرت فرآیند جانشین پروری را افزایش میدهد.
فرهنگ سازمانی؛
ترویج فرهنگ شایستهسالاری و شایستهگزینی یکی از بایدهای هر سازمان برای موفقیتهای مستمر و ادامهدار به شمار میرود.
توسعه فرهنگی که در آن، کارکنان بر اساس مهارتها، شایستگیها، تلاشها و اشتیاق به پیشرفت و رشد ارتقاء مییابند، ظرفیت یادگیری یک سازمان را افزایش میدهد. در چنین فرهنگی، کارکنان میآموزند که یادگیری و صرف زمان و انرژی میتواند موجبات پیشرفت و ارتقاء آنها را فراهم کند.
پشتیبانی و همکاری مدیران ارشد؛
مدیران ارشد و رهبران سازمان که از تجربه و شناخت بالایی برخوردار هستند، میتوانند نقش بسیار برجسته و موثری در تحولات سازمانی داشته باشند.
آنها با استفاده از دانش و تجربیات خود میتوانند از افراد مستعد حمایت کنند. دسترسی به این دانش و تجربیات فرآیند جانشین پروری را تسهیل میکند.
میران انگیزه و اشتیاق کارمندان؛
انگیزه و اشتیاق به یادگیری و پیشرفت همواره عاملی است که در میزان موفقیت فردی و حتی سازمانی بسیار اثربخش و حائز اهمیت است.
در مقابل اگر کارکنان اشتیاقی برای یادگیری و پیشرفت نداشته باشند، تمامی تلاشها در عمل بیفایده خواهند بود. یکی از مهمترین عواملی که به افزایش انگیزه و اشتیاق کارکنان برای پیشرفت بیشتر کمک میکند، عمل به تعهدات سازمانی است.
تدوین و پیادهسازی برنامههای توسعه فردی؛
کانون ارزیابی و توسعه منابع انسانی در هر سازمان یکی از موثرترین ابزارها برای اجرای برنامههای توسعه فردی و سازمانی به شمار میرود. کانون ارزیابی در ابتدا بر اساس شایستگیهای موردنیاز سازمان، نقاط قوت و ضعف افراد سازمان را بررسی کرده و میسنجد.
سپس در کانون توسعه بر اساس نتایج به دست آمده از ارزیابی نقاط قوت و ضعف، برنامههای مناسبی برای توسعه فردی و سازمانی تدوین میشوند.
با اجرای این برنامهها، زیرساخت لازم برای یادگیری تدریجی و بهبود مستمر کارکنان و در نتیجه اجرای فرآیند جانشین پروری آماده میشود.
کوچینگ سازمانی؛
کوچینگ «coaching» سازمانی یکی از زیرساختهای بسیار مهمی است که فرآیند جانشین پروری را تا حد زیادی تسهیل میکند. کوچینگ سازمانی به معنای مربیگری در سازمان است که بهصورت یک رابطه حمایتی دوطرفه بوده و به بهبود عملکرد افراد سازمان در تمام جنبههای حائز اهمیت منجر میشود.
کوچینگ در راستای رشد همگانی کارکنان سازمان و پرورش استعدادها و شایستگیها، به رفع چالشهای یادگیری و رشد تیمی کمک کرده و افراد را برای اجرای موقعیتهای شغلی جدیدتر و سطح بالاتر آماده میکند.
عوامل بازدارنده فرآیند جانشین پروری
در فرآیند آمادهسازی محیط برای جانشین پروری و استعداد پروری در سازمان، عوامل محدودکننده و بازدارنده بسیاری وجود دارند که یک مدیر کاردان و مدبر باید بتواند آنها را با موفقیت پشت سر بگذارد. برخی از این موانع عبارتند از:
1. عدم برخورداری از امنیت سازمانی؛
رفتارهایی مانند عدم صداقت، حسادت، بیاعتمادی، عدم همکاری کارکنان و عدم دسترسی به اطلاعات سازمان مواردی هستند که عدم برخورداری از امنیت شغلی را برای کارکنان رقم میزنند. کارمندان در چنین فضایی نمیتوانند حداکثر انرژی و توان خود را برای بهبود و پیشرفت بهکار بگیرند.
2. ساختار هرمی و متمرکز؛
ساختارهای سلسله مراتبی و هرمی با مکانیزم استعدادپروری و توانمندسازی استعدادها در تضاد است. آنچه برای پرورش استعدادها در سازمان موردنیاز است، یک ساختار غیرمتمرکز است تا بتوان بهترین استعدادها را به بهترین روش برای موقعیت شغلی مناسب تربیت کرد.
3. توجه بیش از حد بر منافع کوتاه مدت؛
از آنجایی که جانشین پروری یک فرآیند بلند مدت است، توجه بیش از حد به مسائل کوتاه مدت و تمرکز بر روی آنها میتواند برای اجرای این فرآیند مشکل آفرین باشد.
در واقع تاکید بر اهداف کوتاه مدت و زودهنگام با ماهیت جانشین پروری در تناقض است و مانع سرسختی برای آن محسوب میشود.
اصول و قوائد مدیریت جانشین پروری
مدیران ارشد و رهبران سازمان برای موفقیت فرآیند جانشین پروری در سازمان باید به اصول و قوائد مدیریت آن توجه ویژهای داشته باشند تا در نهایت بهترین نتیجه حاصل شود. مهمترین اصول و قوائد مدیریت جانشین پروری عبارتند از:
1. پیش از هر چیزی، مدیریت جانشین پروری نیازمند یک سیستم مبتنی بر فعالیتهای توسعهدهنده و انعطافپذیر است. هدف از این اصل، تعیین و آمادهسازی نامزدهای جانشینی است که به کمک شیوههای آموزش حین کار و تکنیکهایی از جمله تفویض اختیار برای مشاغل کلیدی و هدف صورت میگیرد.
2. در فرآیند جانشین پروری مدیران ارشد باید بتوانند مشاغل حساس و کلیدی هدف را تشخیص داده و از سایر موقعیتهای شغلی تمییز بدهند تا بتوانند برنامهها و استراتژیهای خود را بر روی موقعیتهای شغلی هدف متمرکز کنند.
3. در فرآیند جانشین پروری باید از هر گونه ابهامی اجتناب کرد و در یک سیستم واضح و غیرمبهم فعالیت کرد. در چنین سیستمهایی تمامی کارکنان از اصول و قوائد آگاه هستند و سازمان از مزایای شفافیت اصول و اعتقاد به آشکارسازی اهداف و برنامهها، بهره میبرد.
4. سنجش میزان پیشرفت کارکنان بهصورت مستمر و مداوم و همچنین ارائه بازخوردهای مناسب به روند پیشرفت کارکنان باعث میشود که نقصها و عیوب سیستم رفتهرفته مرتفع شوند.
5. همانطور که پیشتر مطرح کردیم، تعریف مدل شایستگی در سازمان یک امر لازم برای ایجاد و توسعه خزانه استعداد به شمار میرود.
خزانه استعداد که شایستگیهای فعلی و آینده سازمان را تعریف میکند، شامل استعدادهایی است که برای ارتقاء به موقعیت شغلی بالاتر در ساختار سلسله مراتبی، یا افزایش تواناییها و شایستگیهای جدید در موقعیت شغلی فعلی، در حال یادگیری و آمادگی هستند.
6. تشکیل کانونهای ارزیابی و توسعه از جمله ضرورتهای یک سازمان در فرآیند جانشین پروری محسوب میشود.
7. در فرآیند جانشین پروری لازم است که اولویتهای کوتاه مدت و بلند مدت سازمان تعریف شوند تا بتوانید راهکارهای بهینهتری ارائه بدهید.
8. همانطور که در تعریف جانشین پروری بیان کردیم، این فرآیند یک رویکرد ساختاریافته برای استفاده بهینه از تمامی استعدادهای سازمانی است.
این طرح به بخش خاصی از سامان اختصاص ندارد و تمامی سطوح شغلی در یک سازمان را در بر میگیرد. پس لازم است که همواره بدانید در حال برنامهریزی بر روی کدام موقعیت شغلی هستید.
9. باید توجه داشته باشید که در هر مرحلهای از فرآیند جانشین پروری، اگر فرهنگ، ارزشها و استراتژیهای سازمان را فراموش کنید، برنامهریزیهای شما نتیجهبخش نخواهد بود. در واقع این فرهنگ، ارزشهای سازمانی و استراتژیهای آینده باید خطی مشی راهکار شما در جانشین پروری را تعیین کنند.
10. تمامی افراد و کارکنان سازمان باید از فرآیند جانشین پروری، معیارها و استراتژی شما برای تعیین نامزدها و تیم جانشین مطلع باشند. شما با عدم ارائه اطلاعات صحیح و کافی در این زمینه به کارکنان سازمان، نمیتوانید نتیجه موفقیتآمیزی از طرح خود داشته باشید.
اطلاع کارمندان سازمان از این امر منجر به افزایش انگیزه و اشتیاق آنها برای ارتقاء شغلی شده و کیفیت عملکرد سازمان تا حد چشمگیری بهبود مییابد. در نهایت شما میتوانید از میان افراد حرفهایتر و نیروهای بهتری، تیم جانشینی خود را تعریف کنید.
11. همانطور که بیان کردیم، استفاده از دانش و تجربیات مدیران ارشد و رهبران سازمان، میتواند کمک شایانی به شناخت موقعیتهای شغلی حساس و کلیدی، شایستگیهای لازم در وضعیت فعلی و آینده سازمان و نحوه انتخاب نامزدهای جانشینی کند.
پس باید همواره مدیران سازمان را در این فرآیند درگیر کنید. هر چه در اجرای فرآیند جانشینسازی حمایت بیشتری از جانب مدیران دریافت کنید، نتیجه بهتری حاصل خواهد شد.
12. نظارت دقیق و انعطافپذیری دو اصل مهم در فرآیند جانشینسازی به شمار میروند. در واقع شما باید بتوانید نظارت دقیقی بر روی کارکنان داشته باشید تا بازخورد مناسبی در جهت پیشرفت مهارتها و شایستگیها، به آنها ارائه بدهید و در عین حال انعطافپذیری لازم برای همسویی با استراتژیها و برنامههای سازمان داشته باشید تا از مسیر برنامههای سازمان منحرف نشوید.
جانشین پروری؛ رویکردی ضروری برای حیات سازمانها
همانطور که بالاتر ذکر کردیم، جانشین پروری یک رویکرد ضروری و حیاتی برای سازمانها است تا بتوانند از استعدادهای سازمان بهصورت بهینه در راستای پیشرفت و توسعه سازمان بهرهمند شوند. این راهکار سازمان را قادر میسازد که افراد مناسب را از میان کارکنان، برای موقعیتهای شغلی حساس سازمان در آینده آماده و تربیت کنند.
تیم تحریریه وبلاگ کارلیب در تلاش است تا در زمینه مدیریت اصولی و توسعه کسب و کارها و توسعه فردی و شغلی مطالب آموزنده و جامعی تالیف کرده و در راستای کمک به مهارتهای آموزشی کاربران در حوزه مهارتهای فردی و شغلی قدم بردارد. برای بازدید از مقالات و مطالعه سایر مطالب آموزشی میتوانید به وبلاگ کارلیب مراجعه کنید.
همچنین میتوانید نظرات و تجربیات خود را در رابطه با موضوع جانشین پروری و مدیریت منابع انسانی در بخش نظرات با ما در میان بگذارید.
